Duramente afetado pela crise sanitária por quase dois anos, o setor de eventos voltou à vida em 2022 e os sinais também são positivos para 2023. Segundo estimativas da Emeca (European Major Exhibitions Centers Association), o negócio deve retornar a 90% do nível de 2019 nos próximos meses. No entanto, a pandemia mudou a face dos eventos em vários níveis: novos formatos, mudanças nas expectativas dos participantes, a explosão das ferramentas digitais, a crescente conscientização da necessidade de encontros presenciais para fazer negócios... Para compreender melhor os eventos de amanhã, aqui está uma entrevista cruzada com Antoine Bouchet e Mathieu Viot, respectivamente Diretor Técnico e Senior Business Developer na Captag. Graças às suas análises, aqui está um panorama das próximas grandes tendências no setor de eventos.

Eventos mais "úteis", mais participativos, mais experienciais, mais orientados à RSC… Quais você acha que são as principais tendências que irão emergir/aumentar nos eventos profissionais em 2023?

Antoine Bouchet

Desde o início, nossos clientes sempre buscaram uma coisa na organização de seus eventos: singularidade. Eles não querem que nenhum de seus eventos seja igual a outro, ou a um anterior. Com a crise sanitária, todos tivemos que nos adaptar ao fim dos encontros presenciais. Em poucos meses, todo um setor teve que desenvolver um ecossistema digital viável para que alguns eventos ainda pudessem acontecer. A pandemia permitiu que os eventos digitais amadurecessem, enquanto a retomada no ano passado levou a um crescimento dos eventos híbridos. Isso é positivo, pois a indústria de eventos precisa ter escolha na tipologia de seus eventos. No entanto, há um consenso quando falamos com agências, anunciantes e todos os profissionais do setor: todos sentiram falta do encontro presencial. Eventos são sobre alegria, risos e encantamento, encontros e abraços. Para 2023, o presencial fará um grande retorno, especialmente para eventos locais.

Mathieu Viot

Embora já estivesse presente antes da crise sanitária, a dimensão sustentável também se tornará cada vez mais importante na indústria de eventos. Para isso, deve-se atuar em dois níveis. O primeiro é o sourcing. Para organizar um evento responsável, é preciso saber se cercar de parceiros que compartilhem essa visão e esse desejo.

O segundo é o cálculo. Não considerar o impacto de carbono do seu evento pode até levar a sanções institucionais (Estado, autoridades locais e regionais, etc.), mas também à desaprovação dos usuários finais: participantes e empresas. Além da certificação ISO 20121, o governo está atualmente considerando como regulamentar melhor o nosso setor. A ideia é alcançar uma gestão sustentável de eventos, por meio do cálculo, minimizando o impacto ecológico de cada camada do evento.

Na esteira da crise sanitária, muitos profissionais do setor de eventos acreditam que não devemos mais pensar de forma binária. Por um lado, os eventos presenciais são um ideal e, por outro, os eventos online são um substituto adequado.

Qual é a sua opinião sobre o assunto?

O que é um evento híbrido bem-sucedido na sua opinião?

Antoine Bouchet

Um evento híbrido deve criar um vínculo entre as pessoas presentes no local e as pessoas online. As primeiras devem poder circular pelo espaço com facilidade e aproveitá-lo. A disposição deve ser particularmente bem pensada para oferecer locais de encontro e troca, mas também de descanso.

Por sua vez, as pessoas online não devem se sentir abandonadas nem ter uma experiência passiva. Desde o primeiro minuto em que estão conectadas, elas precisam ser acompanhadas e ter à disposição ferramentas para interagir com as pessoas presentes no local. Esses múltiplos "calls to action" permitem que os participantes remotos participem de forma concreta do encontro, seja fazendo perguntas ao vivo ou tendo a oportunidade de dar suas opiniões sobre o que está acontecendo no local.

Em ambos os casos, é necessário realmente inserir todos os participantes em um universo próprio, por meio de uma verdadeira personalização da experiência.

Mathieu Viot

Para que um evento híbrido seja bem-sucedido, é necessário criar diferentes jornadas para as pessoas presentes no local e para as pessoas conectadas, garantindo que esses caminhos se cruzem em determinados momentos. Para isso, os organizadores precisam coletar o máximo de informações possível por meio de formulários de inscrição ou campanhas de e-mail.

Quais são seus interesses? Quais idiomas você fala para se comunicar? Quais convidados estão presentes no local e motivam sua participação? Graças a esses dados, os organizadores poderão criar itinerários específicos para cada participante, permitindo que todos vivenciem o evento de forma única.

Por fim, o setor de eventos, assim como o marketing digital e as redes sociais, está em uma era de hiperpersonalização?

Mathieu Viot

Exatamente, ao utilizar os dados, antecipadamente ou em tempo real, dos participantes, é possível oferecer experiências que atendam às suas expectativas e necessidades. Ao criar conexões profundas com as pessoas presentes no local, os organizadores aumentarão a satisfação, a lembrança e a fidelidade, e os participantes se tornarão gradualmente verdadeiros influenciadores do seu evento.

Essa hiperpersonalização também deve ser estética. No local, é necessário trabalhar a sinalização digital com totens de gamificação e oferecer aos participantes uma plataforma web e um aplicativo diferentes de qualquer outro. Cada participante deve poder pensar: este é o meu evento, ele foi pensado e projetado de forma única.

Como surgiu a ideia do Badgee?

Antoine Bouchet

Para contar a história, a ideia do Badgee surgiu a partir de... speed dating. Em 2014, um de nossos clientes nos pediu para digitalizar o conceito de speed dating e tivemos a ideia de criar pequenos medalhões em formato de meia-lua. Durante o speed dating, quando dois participantes queriam trocar contatos, bastava unir os medalhões para compartilhar números de telefone e redes sociais. Aos poucos, percebemos que essa forma fluida e interativa de troca de informações poderia ser aplicada ao mundo dos eventos.

O objetivo do Badgee é melhorar a experiência do evento sem interromper uma conversa, por exemplo. Com seus quatro botões e sua interface ergonômica e evolutiva, o Badgee foi projetado para ser fácil de usar, permitindo que cada participante se concentre no essencial: o contato humano.

Mathieu Viot

Votação ao vivo, troca de cartões de visita, acesso facilitado às conferências... o Badgee utiliza a tecnologia digital para colocar o vínculo humano no centro de cada evento. A tecnologia nunca será um fim em si mesma. A comunicação, o acompanhamento e o vínculo humano são os elementos mais importantes em um evento. Aliás, gostamos de dizer que não somos uma empresa de tecnologia que faz eventos, mas sim uma empresa de eventos que faz tecnologia.

Com o Badgee, os organizadores entram em um círculo virtuoso, pois conseguem coletar dados dos participantes com mais facilidade. O Badgee se conecta a todo o nosso ambiente de back-office, permitindo coletar, organizar e analisar diversos KPIs. Esses dados qualificados são uma verdadeira mina de ouro para os organizadores. Quando bem utilizados, eles permitem ir ainda mais longe na hiperpersonalização do próximo evento, assim como na comunicação pós-evento.