El sector de los eventos, gravemente afectado por la crisis sanitaria durante casi dos años, se ha recuperado en 2022, y las señales son también positivas para 2023. Según las estimaciones de Emeca (Asociación Europea de Grandes Recintos Feriales), la actividad debería recuperar en los próximos meses el 90% de los niveles de 2019. Sin embargo, la pandemia ha cambiado la cara de los eventos a varios niveles: nuevos formatos, cambios en las expectativas de los participantes, explosión de las herramientas digitales, creciente conciencia de la necesidad de reuniones físicas para hacer negocios, etc. Para comprender mejor los eventos del mañana, he aquí una entrevista conjunta con Antoine Bouchet y Mathieu Viot, Director Técnico y Senior Business Development Manager de Captag, respectivamente. Gracias a sus análisis, he aquí una panorámica de las principales tendencias que se avecinan en el sector de los eventos.

Eventos más "útiles", más participativos, más experienciales, más centrados en la RSE... ¿Cuáles cree que serán las principales tendencias en eventos empresariales en 2023?

Antoine Bouchet

Desde el principio, nuestros clientes siempre han buscado una cosa en la organización de sus eventos: la singularidad. No quieren que sus eventos se parezcan a otro, ni a uno anterior. Con la crisis sanitaria, todos tuvimos que adaptarnos al fin de las reuniones físicas. En pocos meses, todo un sector tuvo que desarrollar un ecosistema digital viable para que determinados eventos pudieran seguir celebrándose.

La pandemia ha permitido que los eventos digitales maduren, mientras que la recuperación del año pasado ha dado lugar a un crecimiento de los eventos híbridos. Esto es bueno, porque el sector de los eventos necesita poder elegir la tipología de los mismos. Sin embargo, una cosa fue unánime cuando hablamos con agencias, anunciantes y todos los profesionales del sector: todos echaban de menos la reunión física. Los eventos son sinónimo de alegría, risas y asombro, de encuentros y abrazos. Para 2023, el cara a cara regresará con fuerza, sobre todo en los eventos locales.

Mathieu Viot

Aunque ya estaba presente antes de la crisis sanitaria, la dimensión sostenible también va a cobrar cada vez más importancia en la industria de los eventos. Para lograrlo, tenemos que trabajar a dos niveles. El primero es la oferta. Para organizar un evento responsable, hay que saber rodearse de socios que compartan esta visión y este compromiso.

El segundo es el cálculo. No tener en cuenta el impacto de carbono de su evento puede acarrear sanciones institucionales (Estado, autoridades locales y regionales, etc.), pero también la desaprobación de los usuarios finales: participantes y empresas. Además de la certificación ISO 20121, el gobierno está estudiando actualmente cómo regular mejor nuestro sector. La idea es conseguir una gestión sostenible de los eventos, gracias al cálculo, minimizando al mismo tiempo el impacto ecológico de cada capa del evento.

A raíz de la crisis sanitaria, muchos profesionales del sector de los eventos creen que ya no debemos pensar en términos binarios. Por un lado, los eventos físicos son ideales y, por otro, los eventos en línea son un sustituto perfecto

¿Cuál es su opinión sobre el tema?

¿Qué crees que hace que un evento híbrido tenga éxito?

Antoine Bouchet

Un acontecimiento híbrido debe crear un vínculo entre los presentes in situ y los que están en línea. Los primeros deben poder moverse fácilmente por el espacio y disfrutar de él. La disposición debe estar especialmente pensada para ofrecer lugares de encuentro y conversación, pero también de descanso.

Por su parte, los internautas no deben sentirse abandonados y vivir una experiencia pasiva. Desde el primer minuto, hay que ayudarles y ofrecerles herramientas para interactuar con los usuarios. Estas múltiples "llamadas a la acción" permiten a los participantes a distancia participar de forma concreta en la reunión, ya sea formulando preguntas en directo o teniendo la oportunidad de dar su opinión sobre lo que ocurre in situ.

En ambos casos, es necesario sumergir realmente a todos los participantes en un mundo que les es propio, gracias a una experiencia verdaderamente personalizada.

Mathieu Viot

Para que un evento híbrido tenga éxito, es necesario crear vías diferentes para los visitantes presenciales y los que acuden por Internet, asegurándose al mismo tiempo de que estas vías convergen en determinados puntos. Para ello, los organizadores deben recabar la máxima información posible a través de formularios de inscripción o campañas de correo electrónico.

¿Cuáles son sus intereses? ¿Qué idiomas hablan? ¿Qué invitados están presentes en el lugar y le motivan a participar? Con estos datos, los organizadores pueden crear itinerarios específicos para cada participante, de modo que todos puedan vivir el acontecimiento de una manera única.

En definitiva, ¿se encuentra el sector de los eventos, al igual que el marketing digital y las redes sociales, en la era de la hiperpersonalización?

Mathieu Viot

Por supuesto: de hecho, utilizando los datos de los asistentes con antelación o en tiempo real, es posible ofrecer experiencias que respondan a sus expectativas y necesidades. Al establecer vínculos profundos con los asistentes al evento, los organizadores aumentarán la satisfacción, el recuerdo y la fidelidad, y los participantes se convertirán poco a poco en verdaderos influenciadores de su evento.

Esta hiperpersonalización también debe ser estética. En el lugar, debe diseñar su señalización digital con quioscos de gamificación y ofrecer a los asistentes una plataforma web y una aplicación que no se parezcan a ninguna otra. Cada participante debe poder decir que este es su evento, que ha sido pensado y diseñado de forma única.

¿Cómo se le ocurrió la idea de Badgee?

Antoine Bouchet

Que conste que la idea de Badgee se nos ocurrió gracias ...al speed dating (citas rápidas). En 2014, uno de nuestros clientes nos pidió que digitalizáramos el concepto de las citas rápidas, y se nos ocurrió la idea de crear pequeños medallones en forma de media luna. Durante las citas rápidas, cuando dos participantes querían intercambiar datos de contacto, solo tenían que unir los medallones para compartir sus respectivos números de teléfono y redes sociales. Poco a poco, nos dimos cuenta de que esta forma fluida e interactiva de intercambiar información podía trasladarse al mundo de los eventos.

El objetivo de Badgee es facilitar la experiencia del evento sin interrumpir una conversación, por ejemplo. Con sus cuatro botones y su interfaz ergonómica y escalable, Badgee se ha diseñado para que sea fácil de usar y cada participante pueda concentrarse en lo esencial: el contacto humano.

Mathieu Viot

Encuestas en directo, intercambio de tarjetas de visita, fácil acceso a las conferencias... Badgee utiliza la tecnología digital para poner el elemento humano en el centro de cada evento. La tecnología nunca será un fin en sí mismo. La comunicación, el apoyo y el vínculo humano son lo más importante en un evento. De hecho, a menudo nos gusta decir que no somos una empresa de tecnología que hace eventos, sino una empresa de eventos que hace tecnología.

Con Badgee, los organizadores entran en un círculo virtuoso porque pueden recopilar datos sobre los participantes más fácilmente. Badgee se conecta a todo nuestro entorno de back-office, lo que nos permite recopilar, clasificar y analizar un gran número de KPI (indicadores clave de rendimiento). Estos datos cualificados son una auténtica mina de oro para los organizadores. Utilizados correctamente, estos datos deberían permitirle llevar aún más lejos la hiper-personalización de su próximo evento, así como su comunicación post-evento.