Decir que el sector de los eventos se ha visto duramente afectado por la crisis sanitaria es quedarse corto. En 2019, según la Union francesa de las profesiones del sector eventos (Unimev), se celebraron en Francia casi 4.000 ferias, exposiciones y conferencias, así como 380.000 eventos corporativos o institucionales. En conjunto, estos eventos generaron 39.400 millones de euros en beneficios económicos, y los expositores generaron 34.500 millones de euros en intercambios comerciales. Solo en 2020, la pérdida de ingresos se estimó en unos 17.000 millones de euros.

Sin embargo, tras casi dos años bajo mínimos y a veces estancado, el mundo de los eventos recuperó poco a poco su dinamismo en 2022, y los profesionales del sector se muestran optimistas para los años venideros. Intentemos utilizar estos hechos para ampliar el alcance de nuestro pensamiento. Detrás de cada crisis suele haber oportunidades. ¿No podríamos considerar esta pandemia sanitaria, en retrospectiva, como algo beneficioso para el sector de los eventos a largo plazo?

En cierto sentido, ha obligado de facto a todo un sector a reinventarse. De hecho, los eventos híbridos son ahora inevitables, mientras que los participantes, al igual que los organizadores de eventos, necesitan una auténtica búsqueda de sentido en sus experiencias in situ.

El evento híbrido, flexible y omnicanal

Según un estudio realizado en LinkedIn en mayo de 2021, el 68% de los organizadores de eventos desean ahora incorporar eventos híbridos como componente principal de sus estrategias de eventos a largo plazo. Es un hecho que el evento híbrido, que en un principio se consideró una medida temporal debido a la crisis sanitaria, es ahora una palanca esencial para la adquisición y la sensibilización.

En un evento híbrido, es importante entender que la parte digital enriquece la parte presencial, en lugar de sustituirla. La primera ventaja es obvia: aumenta el alcance del evento a un público más amplio, incluso a escala internacional. De hecho, este tipo de evento permite ofrecer una experiencia global, liberándola de las limitaciones de espacio y número.

Además, para los organizadores, el evento híbrido es un regalo del cielo porque permite ser más ambicioso con la lista de invitados. Gracias a la tecnología digital, ahora es posible invitar a ponentes de prestigio que de otro modo no habrían tenido la oportunidad o el tiempo de asistir al acto en persona. Para los participantes, el acto híbrido reduce los puntos de fricción. Todos pueden participar en función de sus deseos y limitaciones de tiempo o desplazamiento.

Por último, el acto híbrido dura,de media, más tiempo. Incluso quienes no hayan podido asistir al acto o participar a distancia podrán seguir disfrutando de parte de la experiencia gracias a las diversas retransmisiones del acto.

Basta con ver las cifras de audiencia de algunas charlas TED en YouTube para darse cuenta de que un evento de éxito es aquel que perdura en el tiempo.

Cuando se suman todos estos elementos, es fácil ver que el formato híbrido ayuda a reducir costes al dividir una audiencia en dos partes. Así se evita multiplicar un mismo evento en varios actos en varios lugares. Esta reducción de los viajes de negocios es también una forma de limitar el impacto medioambiental de su evento. Tener en cuenta esta dimensión de la RSE es importante para el sector de los eventos, porque las empresas, los ponentes y los participantes son, y serán aún más en los próximos años, sensibles a esta conciencia ecológica.

La necesidad de interactuar con los participantes

Para que su evento híbrido sea un éxito, debe asegurarse de que todos los participantes se sientan implicados en él. En otras palabras, un público no debe ser más importante que el otro.

Muy a menudo, la digitalización de un acto se reduce a su retransmisión en directo. Un evento híbrido no consiste simplemente en poder seguir pasivamente las sesiones plenarias, los talleres o las conferencias a distancia. La mayoría de las interacciones que se ofrecen de forma presencial tienen que estar disponibles virtualmente. En cuanto un participante abre su ordenador para participar en un evento híbrido, hay que estar preparado y hacer que quiera seguir conectado el mayor tiempo posible.

Muy a menudo, digitalizar un evento consiste simplemente en retransmitirlo en directo. Un evento híbrido no consiste simplemente en poder seguir a distancia y de forma pasiva las sesiones plenarias, los talleres o las conferencias. La mayoría de las interacciones que se ofrecen de forma presencial tienen que estar disponibles virtualmente. En cuanto un participante abre su ordenador para participar en un evento híbrido, hay que estar preparado y hacer que quiera seguir conectado el mayor tiempo posible.

Para captar a un público remoto, hay que ofrecerle un sitio web y/o una aplicación dedicados, reactivos y ergonómico. Desde el principio, la experiencia debe ser personalizada, por ejemplo con un breve vídeo introductorio y el sitio debe exponer rápidamente a los participantes la información clave y las interacciones en las que podrían participar.

La posibilidad de interactuar mediante mensajes directos, participar en concursos o pruebas en directo, funciones virtuales como "levantar la mano" para hacer una pregunta o "subir al escenario" para hablar a distancia, emoticonos para reaccionar a los discursos, fotomatones virtuales...

La amplia gama de herramientas interactivas que pones en marcha para dinamizar tu evento puede ofrecerse fácilmente de forma virtual. Si la interactividad es la mejor forma de atraer a tu público en persona, también lo es para hacerlo a distancia.

El evento híbrido no es un fin en sí mismo

Además de estos aspectos logísticos tecnológicos, el acto híbrido también requiere un enfo-que particular para su preparación y planificación estratégica. En primer lugar, le aconseja-mos que adaptes el programa a la audiencia. Puede ser necesario planificar actividades o pausas específicas en función del tipo de participantes.

Para anticiparse mejor a estos momentos, es esencial informar a todos tus participantes an-tes del evento, dándoles a conocer las diferentes herramientas interactivas que tendrán a su disposición. De este modo, podrán preparar mejor sus discursos para adaptarlos a este públi-co híbrido. Cada maestro de ceremonias tendrá entonces todas las claves para optimizar el compromiso y crear sinergias entre los distintos tipos de participantes.

Por último, no pienses en el evento híbrido como una obligación, y menos aún como una tendencia a seguir.

En los eventos, cada encuentro se planifica en función de tus objetivos (mensaje, sensibili-zación, aprendizaje, creación de redes, etc.) y de tus limitaciones (presupuestos, socios, tiempo de preparación, etc.). A continuación, puedes elegir el formato más adecuado (físico, virtual, híbrido) en función de estas características.