Sea cual sea el tipo o el formato de su evento, organizarlo es siempre un ejercicio peligroso. Puede tener un gran presupuesto, los mejores oradores o el lugar ideal, pero si la comunicación no es de primera, será difícil hacer que ese momento sea único e inolvidable para sus visitantes. Es importante recordar que ellos son la referencia de su éxito.

Por supuesto, las consideraciones logísticas, técnicas y tecnológicas son esenciales, pero sólo deben evaluarse y desarrollarse desde una perspectiva humana. ¿Cómo crear encuentros, intercambios, emociones y recuerdos? Con todo un programa que debe prepararse cuidadosamente antes, durante y después de su evento.

Por supuesto, las consideraciones logísticas, técnicas y tecnológicas son esenciales, pero sólo pueden evaluarse y desarrollarse desde una perspectiva humana. ¿Cómo crear encuentros, intercambios, emociones y recuerdos? Con todo un programa que hay que preparar cuidadosamente antes, durante y después de su evento.

Antes del acto: preparar el terreno y despertar el interés

Antes de despertar el interés de su público, primero tiene que conocerlo bien. Para ello, es importante recordar que su público no es un bloque monolítico, sino una combinación de distintos destinatarios. A algunos participantes les entusiasmará adquirir nuevas habilidades, a otros hacer nuevos contactos, a otros les interesará concienciar sobre un problema, y a veces un público objetivo estará entusiasmado con las tres cosas.

Si define con antelación sus distintos objetivos, podrá poner en marcha una comunicación específica antes del evento. Durante esta fase de "teaser", debe compartir con su público contenidos de calidad sobre los momentos clave. Por ejemplo, le aconsejamos que cree vídeos cortos de lo que ocurre entre bastidores y del propio evento. Puede ser igual de útil compartir clips de entrevistas con futuros ponentes, o vídeos de presentaciones de marcas in situ. Destilados con cuidado, estos contenidos atraerán la atención de su público objetivo. Organizar un acto es como preparar el estreno de una película. Hay que saber qué decir para que la gente quiera saber más, para que venga al acto.

Durante el acto: diversión, interacción y personalización

Atraer a los participantes es uno de los criterios más importantes para el éxito de un evento. Para conseguir que se impliquen en el gran día, le recomendamos que tenga en cuenta este tríptico: diversión, interacción y personalización. Para que su evento sea divertido, debe desarrollarse lo mejor posible desde el primer momento. ¿Esperar demasiado para entrar, no tener la acreditación adecuada, no encontrar el stand o el lugar de la conferencia correcto, no encontrar Wifi rápidamente?

Todas ellas son experiencias frustrantes para sus visitantes. Para evitarlas, existen varias soluciones digitales: pulseras NFC, impresión automática de acreditaciones, guardarropa conectado para dejar las pertenencias de forma rápida y sencilla, acceso a un mapa 3D interactivo del recinto, etc. Para que los participantes disfruten, deben tener una sensación de total libertad en el lugar del evento.

El segundo punto importante es la interacción durante el acto. Estamos en la era del zapping, y las redes sociales están ahí para demostrarlo. Así que si quiere mantener a su público constantemente estimulado y cautivado, tiene que dar ritmo a su evento y animarlo con diversas herramientas. Puede ser útil organizar juegos o concursos competitivos, o instalar paneles dinámicos para retransmitir un espectáculo por toda la sala.

Otras pantallas pueden mostrar reacciones en directo de las redes sociales utilizando hashtags específicos. Del mismo modo, no dude en utilizar animaciones innovadoras que requieran la participación de sus visitantes. ¿Por qué no ir un paso más allá y darles la oportunidad de influir en el evento mediante encuestas en directo? La interacción también se consigue a través de eventos colaborativos que pueden llegar hasta la cocreación.

Por último, personalice su comunicación in situ siempre que pueda. Puede adoptar la forma de un mensaje de texto de bienvenida o despedida, notificaciones de stands, talleres, showrooms, horarios de conferencias que puedan interesar a su visitante, etc. También puede incluir un photobooth, para que los asistentes se vayan con un recuerdo, y puede mostrarlos en las pantallas para humanizar el recinto. Añadir estos pequeños toques personalizados crea un fuerte vínculo emocional con su público objetivo.

Después del evento, revivir los recuerdos y hacer balance

Para prolongar la vida de su acontecimiento, también debe plantearse la comunicación al final del mismo. Esta comunicación tiene varios objetivos. El primero es principalmente emocional. Compartiendo álbumes de fotos, vídeos y artículos de opinión con sus visitantes y en sus redes sociales, puede fidelizarlos y utilizarlos como enlaces de comunicación. Un participante satisfecho se convierte en un verdadero embajador de su evento.

El segundo objetivo de la comunicación posterior al evento es proporcionar información precisa sobre el mismo. Por ejemplo, enviando un cuestionario de evaluación por correo electrónico, sería posible obtener experiencias reales. Al conocer mejor al participante, podrá identificar sus intereses y expectativas para futuros eventos.

Además de este feedback cualitativo, las soluciones digitales que haya puesto en marcha le permitirán medir con precisión la eficacia de su evento. Diferencia entre inscripciones y participantes reales, recorridos de los visitantes, número de tarjetas de visita intercambiadas, número de participantes en juegos y eventos, tiempo medio de permanencia, horas punta, tasa de absentismo, número de interacciones en las redes sociales, etc.

La digitalización de su evento le da acceso a una gran cantidad de datos y estadísticas que pueden resultar extremadamente útiles. Estos datos pueden utilizarse para analizar lo que ha ido bien y lo que hay que mejorar. Este informe será una auténtica mina de oro para su uso interno en la optimización de sus próximos eventos, pero también para su comunicación. Al identificar las cifras, podrá establecer datos visuales y tendencias importantes. Un contenido altamente estratégico para sus redes sociales y relaciones públicas.

Como se habrá dado cuenta, un evento lleva mucho tiempo. Ya sea antes, durante o después, su comunicación necesita el apoyo de herramientas digitales para eventos flexibles y transversales. Desde 2011, Captag diseña y desarrolla soluciones tecnológicas para eventos para agencias, marcas e instituciones. En poco más de 10 años, hemos apoyado más de 3000 eventos físicos, 100% virtuales e híbridos. Para más información, póngase en contacto con nosotros, haga clic aquí.