Independentemente do tipo ou formato de um evento, sua organização é sempre um exercício delicado. Você pode ter um grande orçamento, os melhores palestrantes ou o local ideal, mas se a comunicação não for eficaz, será difícil tornar esse momento único e inesquecível para seus visitantes. É importante lembrar que eles são a referência do seu sucesso.

Evidentemente, aspectos logísticos, técnicos e tecnológicos são de extrema importância, porém devem sempre ser pensados e desenvolvidos com um olhar humano. Como criar encontros, trocas, emoções e memórias? Por meio de um programa completo que exige uma preparação cuidadosa antes, durante e após o evento.

Antes do evento: estruturar e gerar interesse

Antes de despertar o interesse do seu público, é essencial conhecê-lo bem. Para isso, é importante lembrar que seu público não é um bloco homogêneo, mas sim uma combinação de diferentes perfis. Alguns participantes estarão interessados em adquirir novas competências, outros em fazer networking, alguns em tomar consciência de um tema específico, e às vezes um mesmo público pode se interessar por todos esses aspectos.

Ao definir seus diferentes objetivos com antecedência, você poderá implementar uma comunicação direcionada antes do evento. Durante essa fase de teaser, você deve compartilhar com seu público conteúdos relevantes sobre os momentos-chave. Por exemplo, recomendamos criar vídeos curtos dos bastidores e do próprio evento. Também pode ser útil compartilhar entrevistas curtas com futuros palestrantes ou até vídeos de apresentação das marcas no local. Bem dosado, esse conteúdo permitirá atrair a atenção do seu público-alvo. Organizar um evento é como preparar o lançamento de um filme. É preciso saber exatamente o que dizer para despertar a curiosidade e fazer com que as pessoas queiram participar.

Outro ponto importante é cuidar da comunicação das informações práticas do evento. Como se inscrever e obter ingressos? Como chegar facilmente ao local? Existe um código de vestimenta? Há guarda-volumes disponíveis? É possível organizar reuniões em salas privadas? Para atrair seu público, é preciso despertar interesse, mas também mostrar que você oferecerá o melhor suporte possível.

Durante o evento: diversão, interação e personalização

O engajamento dos participantes é um dos critérios mais importantes para o sucesso de um evento. Para envolvê-los no dia, recomendamos manter em mente este tripé: diversão, interação e personalização. Para que seu evento seja divertido, ele deve acontecer da forma mais fluida possível desde o primeiro momento. Esperar muito para entrar, não ter as credenciais corretas, não conseguir encontrar o estande ou a sala da conferência, não conseguir acessar o Wi-Fi rapidamente…

Todas essas experiências são frustrantes para seus visitantes. Para evitá-las, existem diversas soluções digitais: pulseiras NFC, impressão automática de crachás, guarda-volumes conectado para deixar seus pertences com rapidez e facilidade, acesso a um mapa interativo 3D do local… Para que um participante se divirta, ele precisa sentir total liberdade dentro do espaço do evento.

O segundo ponto importante é a interação durante o evento. Vivemos em uma era de consumo rápido de conteúdo, e as redes sociais são a prova disso. Portanto, para estimular constantemente seu público e mantê-lo engajado, é necessário dinamizar o evento com diferentes ferramentas. Pode ser interessante organizar jogos competitivos ou quizzes, ou instalar painéis dinâmicos para animar o espaço.

Outras telas podem exibir reações ao vivo das redes sociais por meio de hashtags específicas. Da mesma forma, não hesite em utilizar animações inovadoras que exijam a participação dos visitantes. Por que não ir ainda mais longe e dar a eles a oportunidade de influenciar o evento por meio de enquetes ao vivo? A interação também pode ocorrer por meio de atividades colaborativas, chegando até à co-criação.

Por fim, personalize sua comunicação no local sempre que possível. Isso pode incluir mensagens de boas-vindas ou despedida, notificações indicando estandes, workshops, showrooms ou horários de conferências que possam interessar ao visitante… você também pode incluir um photobooth: por um lado, os participantes levam uma lembrança e, por outro, você pode exibir essas fotos nas telas para humanizar o ambiente. A adição desses pequenos toques personalizados cria um forte vínculo emocional com seu público-alvo.

Após o evento: reativar a memória e fazer um balanço

Para prolongar a duração do seu evento, é importante também comunicar após o seu encerramento. Essa comunicação tem vários objetivos. O primeiro é, acima de tudo, emocional. Ao compartilhar álbuns de fotos, vídeos e artigos de retrospectiva com seus visitantes e nas redes sociais, você fortalece a fidelização e transforma os participantes em canais de divulgação. Um participante satisfeito torna-se um verdadeiro embaixador do seu evento.

O segundo objetivo da comunicação pós-evento é obter feedbacks precisos. Por exemplo, ao enviar um questionário de avaliação por e-mail, é possível coletar experiências reais. Ao conhecer melhor os participantes, você poderá identificar seus interesses e expectativas para eventos futuros.

Além desse feedback qualitativo, as soluções digitais implementadas permitirão medir com precisão a eficácia do seu evento. A diferença entre inscrições e participantes reais, o percurso dos visitantes, o número de cartões de visita trocados, o número de participantes em jogos e atividades, o tempo médio no local, os horários de pico, a taxa de ausência (no-show), o número de interações nas redes sociais…

A digitalização do seu evento oferece acesso a uma grande quantidade de dados e estatísticas extremamente úteis. A partir dessas informações, é possível analisar o que funcionou bem e o que precisa ser melhorado. Esse relatório será uma verdadeira mina de ouro internamente para otimizar seus próximos eventos, mas também para sua comunicação. De fato, ao identificar os números-chave, você poderá criar visualizações de dados e destacar tendências importantes — conteúdos altamente estratégicos para suas redes sociais e relações públicas.

Como você pode perceber, a temporalidade de um evento é extensa. Seja antes, durante ou depois, sua comunicação deve se apoiar em ferramentas digitais flexíveis e transversais. Desde 2011, a Captag projeta e desenvolve soluções tecnológicas para eventos voltadas a agências, marcas e instituições. Em pouco mais de 10 anos, já apoiamos mais de 3.000 eventos presenciais, 100% virtuais e híbridos.