Dizer que o setor de eventos foi duramente atingido pela crise sanitária é até um eufemismo. Em 2019, segundo a União Francesa dos Profissionais de Eventos (Unimev), quase 4.000 feiras, exposições e conferências, além de 380.000 eventos corporativos ou institucionais, foram realizados na França. Juntos, esses eventos geraram 39,4 bilhões de euros em impactos econômicos e permitiram aos expositores gerar 34,5 bilhões de euros em volume de negócios. Apenas para o ano de 2020, a perda de receita foi estimada em cerca de 17 bilhões de euros.

No entanto, não se trata aqui de fazer previsões pessimistas. Após quase dois anos em segundo plano, e por vezes em total paralisação, o mundo dos eventos recuperou gradualmente seu dinamismo em 2022, e os profissionais do setor estão otimistas para os próximos anos. Vamos tentar usar esses fatos para ampliar nossa reflexão. Por trás de cada crise, muitas vezes há oportunidades ocultas. Essa pandemia de saúde não poderia, em retrospectiva, ser considerada benéfica a longo prazo para o setor de eventos?

De certa forma, ela forçou, de fato, todo um setor a se reinventar. Hoje, os eventos híbridos se tornaram indispensáveis, enquanto os participantes, assim como os organizadores, buscam um verdadeiro propósito em suas experiências presenciais.

O evento híbrido, um evento flexível e omnicanal

De acordo com um estudo do LinkedIn realizado em maio de 2021, 68% dos organizadores de eventos desejam agora integrar eventos híbridos como um componente principal de suas estratégias de longo prazo. É um fato: o evento híbrido, inicialmente visto como uma solução temporária devido à crise sanitária, tornou-se hoje uma alavanca essencial para aquisição e visibilidade.

Em um evento híbrido, é importante entender que a parte digital complementa a parte presencial, em vez de substituí-la. A primeira vantagem é clara: ele amplia o alcance do evento para um público maior, inclusive internacional. De fato, esse tipo de evento permite oferecer uma experiência em escala global, libertando-se das limitações de espaço e capacidade.

Além disso, para os organizadores, o evento híbrido também é uma grande oportunidade, pois permite ser mais ambicioso na lista de convidados. Hoje, graças à tecnologia digital, é possível convidar palestrantes renomados que não teriam a oportunidade ou o tempo de comparecer fisicamente ao evento. Para os participantes, o evento híbrido reduz os pontos de atrito. Cada um pode participar conforme seus desejos e limitações de tempo ou deslocamento. Por fim, o evento híbrido tem uma duração ampliada. Mesmo aqueles que não puderam participar ou acompanhar remotamente ainda poderão aproveitar parte da experiência graças aos diversos conteúdos sob demanda. Basta observar os números de visualizações de algumas palestras TED no YouTube para perceber que um evento bem-sucedido é aquele que continua vivo ao longo do tempo.

Quando somamos todos esses elementos, fica fácil entender que o formato híbrido permite reduzir custos, pois divide o público em dois. Isso evita a necessidade de replicar o mesmo evento em diferentes locais. Essa redução nas viagens de negócios também contribui para limitar o impacto ambiental do evento. Levar em conta essa dimensão de RSC é essencial para o setor de eventos, já que empresas, palestrantes e participantes estão — e estarão cada vez mais — sensíveis a essa consciência ecológica.

A necessidade de interagir com seus participantes

Para que seu evento híbrido seja um sucesso, é essencial que todos os participantes se sintam envolvidos com o seu evento. Em outras palavras, um público não deve ser mais importante que o outro.

Muitas vezes, a digitalização de um evento se limita à sua transmissão ao vivo. Um evento híbrido não se resume a acompanhar sessões plenárias, workshops ou conferências à distância de forma passiva. A maioria das interações oferecidas presencialmente deve estar disponível virtualmente. Assim que um participante abre seu computador para participar de um evento híbrido, é preciso estar preparado e fazer com que ele queira permanecer conectado o maior tempo possível.

Para captar uma audiência à distância, é necessário oferecer um site e/ou aplicativo dedicado, responsivo e ergonômico. Desde o início, a experiência deve ser personalizada, por exemplo com um breve vídeo introdutório, e a plataforma deve apresentar rapidamente as principais informações e interações disponíveis.

A possibilidade de interagir por mensagem direta, participar de competições ou quizzes ao vivo, funcionalidades virtuais como “levantar a mão” para fazer uma pergunta ou “subir ao palco” para falar à distância, uso de emoticons para reagir às apresentações, photobooth virtual…

A ampla gama de ferramentas interativas que você implementa para tornar seu evento dinâmico pode facilmente ser oferecida também no ambiente virtual. Se a interatividade é a melhor forma de engajar seu público presencialmente, ela também é essencial à distância.

O evento híbrido não é um fim em si mesmo

Além dessas questões tecnológicas, o evento híbrido também exige uma abordagem específica em sua preparação e planejamento estratégico. Antes de tudo, recomendamos adaptar o programa de acordo com o público. De fato, pode ser necessário planejar atividades ou pausas específicas dependendo do tipo de participantes.

Para antecipar melhor esses momentos, é essencial orientar todos os participantes antes do evento, apresentando as diferentes ferramentas interativas que estarão à sua disposição. Dessa forma, eles poderão preparar melhor suas intervenções para adaptá-las a esse público híbrido. Cada mestre de cerimônias terá então todas as chaves para otimizar o engajamento e criar sinergias entre os diferentes tipos de participantes.

Por fim, não veja o evento híbrido como uma obrigação, e muito menos como uma tendência a ser seguida. Em eventos, cada encontro é planejado com base nos objetivos que você busca (mensagem, notoriedade, aprendizado, networking, etc.) e nas suas restrições (orçamento, parceiros, tempo de preparação, etc.). A partir desses eixos, você poderá então optar pelo formato mais adequado (presencial, virtual ou híbrido).